Administrator danych jest obowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 43 ust. 1.
ochrona danych osobowych art 40-46a
Art. 41.
1. Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać:
1) wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych,
2) oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku powierzenia przetwarzania danych podmiotowi, o którym mowa w art. 31, lub wyznaczenia podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania,
3) cel przetwarzania danych,
3a) opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych,
4) sposób zbierania oraz udostępniania danych,
4a) informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane,
5) opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36-39,
6) informację o sposobie wypełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a,
7) informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.
2. Administrator danych jest obowiązany zgłaszać Generalnemu Inspektorowi każdą zmianę informacji, o której mowa w ust. 1, w terminie 30 dni od dnia dokonania zmiany w zbiorze danych, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Jeżeli zmiana informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 3a, dotyczy rozszerzenia zakresu przetwarzanych danych o dane, o których mowa w art. 27 ust. 1, administrator danych jest obowiązany do jej zgłoszenia przed dokonaniem zmiany w zbiorze.
4. Do zgłaszania zmian stosuje się odpowiednio przepisy o rejestracji zbiorów danych.
Art. 42.
1. Generalny Inspektor prowadzi ogólnokrajowy, jawny rejestr zbiorów danych osobowych. Rejestr powinien zawierać informacje, o których mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1-4a i 7.
2. Każdy ma prawo przeglądać rejestr, o którym mowa w ust. 1.
3. Na żądanie administratora danych może być wydane zaświadczenie o zarejestrowaniu zgłoszonego przez niego zbioru danych, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Generalny Inspektor wydaje administratorowi danych, o których mowa w art. 27 ust. 1, zaświadczenie o zarejestrowaniu zbioru danych niezwłocznie po dokonaniu rejestracji.
Art. 43.
1. Z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych:
1) zawierających informacje niejawne,
1a) które zostały uzyskane w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych przez funkcjonariuszy organów uprawnionych do tych czynności,
2) przetwarzanych przez właściwe organy dla potrzeb postępowania sądowego oraz na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym,
2a) przetwarzanych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
2b) przetwarzanych przez właściwe organy na potrzeby udziału Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym;
3) dotyczących osób należących do kościoła lub innego związku wyznaniowego, o uregulowanej sytuacji prawnej, przetwarzanych na potrzeby tego kościoła lub związku wyznaniowego,
4) przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się,
5) dotyczących osób korzystających z ich usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta,
6) tworzonych na podstawie przepisów dotyczących wyborów do Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, wyborów na urząd Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, na wójta, burmistrza, prezydenta miasta oraz dotyczących referendum ogólnokrajowego i referendum lokalnego,
7) dotyczących osób pozbawionych wolności na podstawie ustawy, w zakresie niezbędnym do wykonania tymczasowego aresztowania lub kary pozbawienia wolności,
8) przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej,
9) powszechnie dostępnych,
10) przetwarzanych w celu przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego,
11) przetwarzanych w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego.
2. W odniesieniu do zbiorów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3, oraz zbiorów, o których mowa w ust. 1 pkt 1a, przetwarzanych przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencję Wywiadu, Służbę Kontrwywiadu Wojskowego, Służbę Wywiadu Wojskowego oraz Centralne Biuro Antykorupcyjne, Generalnemu Inspektorowi nie przysługują uprawnienia określone w art. 12 pkt 2, art. 14 pkt 1 i 3-5 oraz art. 15-18.
Art. 44.
1. Generalny Inspektor wydaje decyzję o odmowie rejestracji zbioru danych, jeżeli:
1) nie zostały spełnione wymogi określone w art. 41 ust. 1,
2) przetwarzanie danych naruszałoby zasady określone w art. 23–28,
3) urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania zbioru danych zgłoszonego do rejestracji nie spełniają podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a.
2. Odmawiając rejestracji zbioru danych, Generalny Inspektor, w drodze decyzji administracyjnej, nakazuje:
1) ograniczenie przetwarzania wszystkich albo niektórych kategorii danych wyłącznie do ich przechowywania lub
2) zastosowanie innych środków, o których mowa w art. 18 ust. 1.
3. (uchylony).
4. Administrator danych może zgłosić ponownie zbiór danych do rejestracji po usunięciu wad, które były powodem odmowy rejestracji zbioru.
5. W razie ponownego zgłoszenia zbioru do rejestracji administrator danych może rozpocząć ich przetwarzanie po zarejestrowaniu zbioru.
Art. 46.
1. Administrator danych może, z zastrzeżeniem ust. 2, rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze danych po zgłoszeniu tego zbioru Generalnemu Inspektorowi, chyba że ustawa zwalnia go z tego obowiązku.
2. Administrator danych, o których mowa w art. 27 ust. 1, może rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze danych po zarejestrowaniu zbioru, chyba że ustawa zwalnia go z obowiązku zgłoszenia zbioru do rejestracji.
Art. 46a.
Minister właściwy do spraw administracji publicznej określi, w drodze rozporządzenia, wzór zgłoszenia, o którym mowa w art. 41 ust. 1, uwzględniając obowiązek zamieszczenia informacji niezbędnych do stwierdzenia zgodności przetwarzania danych z wymogami ustawy.