§ 13.
Przejmowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
1) dla całego spisu:
a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b) informację, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo,
c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,
e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,
f) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu:
a) liczbę porządkową,
b) informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek, o których mowa w § 13 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej,
c) rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce.