Rozdział 1. Przepisy ogólne (1-3).
Rozdział 2. Organizacja i zadania archiwum zakładowego (4-5).
Rozdział 3. Lokal archiwum zakładowego (6-9).
Rozdział 4. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (10-16).
Rozdział 5. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (art. 17-23).
Rozdział 6. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym (art. 24-27).
Rozdział 7. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (28-34).
Rozdział 8. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (35-38).
Rozdział 9. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (39-42).
Rozdział 10. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego (43-45).
Rozdział 11. Sprawozdawczość archiwum zakładowego (46).
instrukcja archiwalna rozdział 2
§ 4.
1. W podmiocie działa jedno archiwum zakładowe.
2. W urzędach obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w województwie działają odrębne archiwa zakładowe, jeżeli nie są te organy obsługiwane przez urząd wojewódzki lub nie mają wspólnego z urzędem wojewódzkim systemu EZD.
3. Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy.
4. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.
5. W systemie tradycyjnym archiwum zakładowe może posiadać filie.
6. Filie archiwum zakładowego tworzy odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący zarządu związku międzygminnego, sekretarz powiatu, sekretarz województwa, dyrektor generalny urzędu lub, w przypadku, o którym mowa w ust. 2, właściwy organ zespolonej administracji rządowej w województwie, określając zakres ich działania, przy uwzględnieniu że:
1) w filiach materiały archiwalne przechowuje się nie dłużej niż dziesięć lat, a po tym okresie przekazuje się je do archiwum zakładowego;
2) filie archiwum zakładowego stosują przepisy instrukcji odpowiednio.
7. Nadzór merytoryczny nad działalnością filii archiwum zakładowego sprawuje wyznaczony archiwista archiwum zakładowego.
8. Filie archiwum zakładowego przekazują do archiwum zakładowego kopie swoich środków ewidencyjnych dokumentacji, chyba że narzędzia informatyczne, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, umożliwiają wgląd do tych środków.
Untitled
§ 5.
Do zadań archiwum zakładowego należy:
1) przejmowanie dokumentacji:
a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD,
2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.