§ 14.
1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
1) dla całego spisu:
a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,
e) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu:
a) liczbę porządkową,
b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,
c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,
d) rok założenia teczki aktowej,
e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej,
f) rok najpóźniejszego pisma w teczce,
g) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,
h) oznaczenie kategorii archiwalnej.
2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
3. W ramach podziału, o którym mowa w ust. 2, sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb podmiotu lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego, jeśli dane wymienione w ust. 1 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.
4. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
5. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.
6. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:
1) w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo
2) na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.
7. Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2:
1) w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;
2) w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.
8. Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 7, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w § 3 ust. 2.